Documentbeveiliging voor financeprocessen: 8 redenen

donderdag 21 september 2023

Iedere finance-afdeling krijgt ze in handen: documenten met gevoelige informatie. Denk aan persoonlijke gegevens, transactiegegevens en bankrekeningnummers. Lekt deze informatie naar de buitenwereld, dan heeft dit veel mogelijke gevolgen. Zoals reputatieschade, verlies van klantvertrouwen en zelfs juridische processen. Dit wil je voorkomen.

Daarom is het essentieel om documentbeveiliging te integreren in financiële processen. In dit artikel kijken we naar 8 redenen voor deze documentbeveiliging. En welke technologieën waardevol zijn om te implementeren.

1. Vertrouwelijkheid behouden

Documentbeveiliging helpt de vertrouwelijkheid waarborgen. Binnen Finance werken organisaties met confidentiële informatie van klanten. Het is belangrijk dat Finance deze informatie veilig opslaat en alleen bevoegde personen toegang tot deze informatie geeft. Documentbeveiligingstechnologieën, zoals toegangscontrole en authenticatie, voorkomen ongeautoriseerde toegang tot de gevoelige informatie.

2. Hogere klanttevredenheid

Documentbeveiliging draagt bij aan de klanttevredenheid verbeteren. Financiële documenten, zoals facturen, bankafschriften en accountoverzichten, zijn vaak de belangrijkste communicatiemiddelen tussen organisaties en hun klanten. Door deze documenten veilig te houden en snel toe te sturen, beïnvloed je de klanttevredenheid op een positieve manier.

3. Voldoen aan wet- en regelgeving

Documentbeveiliging helpt bij het voldoen aan de wet- en regelgeving. Finance is verplicht om zich te houden aan onder andere de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Beide wetten geven richtlijnen voor de bescherming van gevoelige informatie. Ook geven de wetten aan dat organisaties deze gevoelige informatie vertrouwelijk moeten houden. Documentbeveiliging helpt hierbij, door middel van beveiligingsfuncties zoals gegevensencryptie en audittrails.

4. Meer efficiëntie

Documentbeveiliging verbetert de efficiëntie in organisaties. Bij finance-afdelingen staan documenten vaak verspreid opgeslagen op verschillende systemen en locaties. De gevolgen: inefficiënte processen en vertraging bij het ophalen van informatie. Door documentbeveiliging te implementeren, krijgen organisaties functies die de efficiëntie verhogen. Denk aan gecentraliseerde opslag en toegangscontroles, waardoor het makkelijker is om snel tot de juiste informatie te komen.

5. Voorkomen van onbedoelde fouten

Documentbeveiliging zorgt ervoor dat er minder onbedoelde fouten voorkomen. Voor Finance zijn fouten vaak kostbaar, zowel voor de financiën als voor de reputatie van je organisatie. Met documentbeveiliging houd je bijvoorbeeld bij of alleen bevoegde personen bij bepaalde documenten kunnen. Dit vermindert het risico op per ongeluk bewerken of verwijderen van belangrijke informatie.

6. Minder kosten en wachttijd

Documentbeveiliging draagt bij aan kosten en tijd besparen. Onnodig lang wachten op de toegang tot bepaalde documenten leidt vaak tot vertragingen in financiële processen. Ook resulteert dit vaak in gemiste kansen en omzetverlies. Documentbeveiliging vermindert de tijd die nodig is om toegang te krijgen tot documenten. De functies die je hiervoor inzet, zijn snelle zoekopdrachttools en gecentraliseerde opslag.

7. Cyberrisico’s minimaliseren

Documentbeveiliging minimaliseert cyberrisico’s. Finance krijgt te maken met een scala aan cyberrisico’s, waaronder cyberaanvallen, fraude en interne diefstal. Documentbeveiligingsfuncties zoals firewalls en dataversleuteling verkleinen de kans op cyberinbreuken.

8. Verbetering van de bedrijfscontinuïteit

Tot slot verbetert documentbeveiliging de bedrijfscontinuïteit. Finance is afhankelijk van de beschikbaarheid van documenten om het dagelijkse werk uit te voeren. Een cyberinbreuk zorgt ervoor dat je niet bij sommige belangrijke documenten kunt. Dit verstoort bedrijfsactiviteiten. Door documentbeveiliging te integreren in financiële processen, krijg je toegang tot back-up- en herstelfuncties. Zo ben je er zeker van dat je altijd bij belangrijke documenten kunt, ook in het geval van een storing.

Documentbeveiliging implementeren
Je leest het: het is cruciaal voor Finance om documentbeveiliging te implementeren in financiële processen. Het gaat hier vooral om beveiligingstechnologieën zoals toegangscontrole, authenticatie, gegevensencryptie en audittrails. Heb je vragen over het implementeren van deze technologieën? Als finance-expert sta ik voor je klaar.

Ontdek automatische factuurverwerking
Net als documentbeveiliging leidt automatische factuurverwerking ook tot meer efficiëntie, minder onbedoelde fouten en grotere tijdsbesparing. In dit artikel ontdek je wat automatische factuurverwerking nog meer oplevert – voor jou én andere organisaties. Wil je automatische factuurverwerking koppelen met je ERP-systeem? Download dan dit e-book voor meer informatie.

Cybersecurity: nóg veiligere documenten
Naast documentbeveiliging zijn er andere basismaatregelen die je documenten beschermen, zoals softwareupdates en security awareness. Ontdek hier meer over in de elfde podcastaflevering van DigiFinance over cybersecurity.